Feriepenger i koronatider; hvilke regler gjelder? 

Nå som vi står foran årets sommerferie vet vi av erfaring at det dukker opp enkelte spørsmål knyttet til både ferieavvikling og utbetaling av feriepenger. Dette blir ytterligere aktualisert nå i disse koronatider med mange ansatte i korona-permisjon. Mange lurer bl.a. på om arbeidsgiver kan pålegge ansatte å ta ut ferie, i stedet for å permittere. Arbeidsgiver slipper i så fall å betale lønn i varslingstiden og arbeidsgiverperioden, og har arbeidskraft tilgjengelig når forholdene forhåpentligvis begynner å normalisere seg utover sommeren. Dersom årets ferie ikke er fastsatt eller avtalt mellom arbeidsgiver og arbeidstaker, har arbeidsgiver en stor grad av styringsrett på ferieuttaket. Dette gjelder både avtalefestet ferie som ikke følger av ferieloven, eventuell overført ferie fra tidligere år og annen ferie utover ferie i hovedferieperioden.

Når det gjelder hovedferien, er fortsatt hovedregelen at arbeidstaker kan kreve å få ta ut tre uker sammenhengende i perioden 1. juni – 30. september, med mindre arbeidstaker og arbeidsgiver er enige om noe annet. Arbeidsgiver kan med andre ord ikke ensidig kreve at ansatte tar ut disse tre ukene utenfor hovedferieperioden. Videre kan arbeidstaker etter ferieloven kreve å få underretning om feriefastsettelsen minst to måneder før ferieavviklingen «såfremt ikke særlige grunner er til hinder for dette». Dette gjelder både ferien i hovedferieperioden, men også øvrig ferie etter ferieloven. Spørsmålet er om koronasituasjonen er en slik særskilt grunn som fritar arbeidsgiver fra varslingsplikten. I en uttalelse av 21.04.2020 sier Arbeids- og Sosialdepartementet følgende:

«Etter departementets vurdering vil den driftsmessige usikkerhet mange virksomheter opplever som følge av Covid-19, for eksempel knyttet til etterspørsel, tilgang på råvarer, bemanning mv, kvalifisere som særlig grunn etter ferieloven § 6 nr 2. Departementet vil videre vise til at ferieloven åpner for at reglene om underretning av ferie kan fravikes ved tariffavtale eller annen avtale, jfr. § 6 nr 4».

Enkelte arbeidsgivere har også lurt på om de kan pålegge arbeidstakere å utsette hele ferien til neste år. Dette har Arbeids- og Sosialdepartementet fastslått at er ulovlig i samme uttalelse.

Endring av allerede fastsatt ferie        

Dersom ferien allerede er fastsatt eller avtalt, er arbeidsgivers adgang til endring mer begrenset. Etter ferieloven kan arbeidsgiver bare endre fastsatt ferie når to vilkår er oppfylt:

1. Endringen må være nødvendig av uforutsette hendinger.
2. Endring kan bare foretas når avvikling av den fastsatte ferien vil skape vesentlige driftsproblemer, og det ikke kan skaffes stedfortreder. 

I disse tilfellene skal spørsmålet drøftes med arbeidstaker, som har anledning til å ta med seg tillitsvalgte i dette møtet. Arbeidstaker har plikt til å opplyse om eventuelle merutgifter som følge av endringen, og som han eller hun vil kreve erstattet. Dersom arbeidsgiver fastholder at ferien skal endres, plikter arbeidsgiver å erstatte disse merutgiftene. Slik erstatning antas å være skattefri siden arbeidstaker ikke har fått noen økonomisk fordel.  Det er ingen tilsvarende bestemmelse når det gjelder å fremskynde ferie som allerede er avtalt, for eksempel hvis arbeidsgiver vil unngå eller utsette perioden for en forestående permittering. Arbeidstaker og arbeidsgiver kan imidlertid bli enige om dette ved avtale. 

Avvikling av ferie under permittering  

Arbeidstaker som er permittert har etter ferieloven både rett og plikt til å avvikle ferie. Allerede fastsatt ferie skal avvikles som planlagt, med mindre arbeidsgiver og arbeidstaker blir enige om annet.   Arbeidsgiver og arbeidstaker kan også bli enige om at arbeidstaker skal ta ut ferie mens hun eller han er permittert, eller arbeidsgiver kan, innenfor rammene av ferieloven, pålegge arbeidstaker å ta ut ferie.

Feriepenger ved permittering

Ferielovens utgangspunkt er at feriepengene skal utbetales siste vanlige lønningsdag før ferien. Deles ferien skal feriepengene fordeles tilsvarende. Feriepengene skal kompensere for lønnsbortfallet i ferien. Mange arbeidsgivere har imidlertid en praksis hvor alle feriepenger utbetales i juni, uavhengig av når arbeidstaker har ferie, og trekker samtidig den ansatte i lønn for juni. Dette er en ordning ferieloven ikke anser å være til hinder. For timelønnede utbetales feriepengene uten lønnstrekk for feriedager da de ikke mottar lønn når de ikke jobber, det vil si har ferie eller annet fravær. Et problem som lett kan oppstå nå, er at arbeidstakere som er permittert ikke har lønn å trekke feriedagene i når juni kommer. Spørsmålet er hvordan man løser dette. En mulighet er å følge ferielovens hovedregel. Det vil si å utbetale feriepenger for det antall feriedager som avvikles, når ferien avvikles samtidig som det gjennomføres trekk i lønn for tilsvarende antall feriedager. Hvis dette gjøres løpende etter hvert som feriedagene avvikles vil det ikke være en etterregning eller behov for ajourhold ved årets slutt. Det kan imidlertid være at det er avviklet feriedager i forkant av permitteringen. For å komme ajour med avviklede feriedager sett opp mot feriepenger til gode, bør disse dagene avregnes ved første feriepengeutbetaling.

Feriepengene kan også i sin helhet betales ut i juni uten at det gjennomføres trekk for kommende feriedager. For tidligere avviklede feriedager anbefales det at trekk for disse gjennomføres i forbindelse med utbetalingen av feriepenger i juni. I og med at feriepengene erstatter lønn for feriedagene, skal lønn trekkes for avviklede feriedager når disse gjennomføres;                                                                                                

1. Hvis man er permittert må feriedager meldes via meldekort til NAV og det blir ikke betalt ut dagpenger for disse dagene.
2. Hvis man er tilbake i jobb etter en permittering og skal avvikle feriedager hvor du allerede har mottatt feriepenger skal det trekkes i lønn for avviklede feriedager.

Hvis feriepengene utbetales i sin helhet i juni er det viktig å gjøre arbeidstaker oppmerksom på at disse feriepengene skal dekke lønnsbortfallet senere når ferien avvikles. Disse må med andre ord ikke brukes til forbruk i juni, med mindre man har tilstrekkelig midler til å dekke det senere lønnsbortfallet.

Drøft og gjør avtale med arbeidstakere 

Uansett hvilken av de ovennevnte alternativene man velger å gå for, anbefaler vi at man drøfter løsningen på forhånd med de ansatte, eller ansattes tillitsvalgte. Hvis feriepenger, utbetalingene av disse eller trekk for avviklede feriedager gjøres på en annen måte enn hva som er standard i organisasjonen, må det informeres tydelig og særskilt om dette slik at det ikke blir noen misforståelser.

Feriepenger og dagpenger 

Når arbeidstaker avvikler ferie skal utbetalinger av dagpenger stoppes. Arbeidstaker må derfor melde fra til NAV når han eller hun skal ta ut ferie. Rent praktisk gjøres dette ved at arbeidstaker melder fra om ferieperioden på meldekortet. Etter gjeldende lov om lønnsplikt under permittering kan arbeidstaker maksimalt være permittert i 26 uker, og har tilsvarende rett på dagpenger i disse ukene. Avvikler arbeidstaker ferie i denne perioden, forlenges maksperioden for dagpenger tilsvarende.

Med vennlig hilsen

for Tandem AS

Autorisert regnskapsførerselskap

Jostein Løvsletten

Faglig leder