<img height="1" width="1" style="display:none" src="https://www.facebook.com/tr?id=361285754236681&amp;ev=PageView&amp;noscript=1">

Introduksjon

Hele 70% av norske virksomheter overlater alt eller deler av sine regnskapsoppgaver til eksterne samarbeidspartnere. Dette gjelder særlig mindre og mellomstore selskaper, men stadig flere større organisasjoner ser nå fordelene med å engasjere regnskapsbyråer for å dekke sine behov for regnskaps-, økonomi- og lønnstjenester.

Den kanskje viktigste årsaken til dette er at regnskap, avgi , lønn og skatt er kompliserte fagområder som er ressurskrevende å håndtere i eget hus. Denne typen tjenester og kompetanse ivaretas av den grunn ofte bedre, og mer kostnadseffektivt, av profesjonelle regnskapsleverandører som utelukkende fokuserer på fagområdet.

Antallet ulike regnskapsførere og regnskapsbyråer som tilbyr sine tjenester i det norske markedet i dag er overveldende. Det finnes over 3 000 registrerte regnskapsbyråer i Norge, og da kan det være vanskelig å vite hvilke kriterier du bør legge til grunn ved valg av leverandør. Noen av disse kriteriene er helt grunnleggende forhold som må være ivaretatt ved valg av regnskapsbyrå, mens andre er mer subjektive.

Her har vi samlet ti viktige kriterier du bør ha et bevisst forhold til når du skal velge regnskapsfører. Vi håper de kan være til hjelp når du skal finne den rette samarbeidspartneren. Lykke til!

 

 

Nils-Bernhard-rund-profil

Nils Bernhard Nilssen

Administrerende direktør

Telefon: 67 11 58 12

Epostadresse: nn@tandem.as

linkedin.com/in/nilsbernhard

 

1. Autorisasjon

“Ved å velge et byrå som er tilknyttet Regnskap Norge vet du at selskapet er autorisert,

og at kvaliteten på oppdraget blir kontrollert.”

 

Når du skal sette bort hele, eller deler av, regnskapet til en regnskapsfører er det en selvfølge at du forventer nøyaktighet og kvalitet. Det bør også være en selvfølge at du velger et autorisert regnskapsbyrå.

I Norge er det nedfelt i lov at alle som tar på seg å føre regnskap for andre må være autoriserte. For at et byrå skal kunne søke om autorisasjon, kreves det som et minimum at enten daglig leder eller faglig leder er autorisert. Autorisasjon krever utdanning på høyskolenivå, og minst to års relevant praksis. For å beholde autorisasjonen kreves løpende etterutdanning, samt at alle oppdrag utføres i henhold til lover og regler.

Regnskap Norge kontrollerer alle sine medlemsbedrifter er på vegne av Finanstilsynet. Ved å velge et byrå som er tilknyttet Regnskap Norge vet du at selskapet er autorisert, og at kvaliteten på oppdraget blir kontrollert.

 

 

2. Størrelse

“Et lite byrå vil naturligvis ha høyere sårbarhet ved ferie, sykdom og annet fravær enn et større regnskapsbyrå”

 

Et annet viktig kriterium ved valg av regnskapsbyrå er størrelse. Du setter bort kritiske funksjoner til en regnskapsfører, og du må derfor være trygg på at alle oppgaver blir utført korrekt og til rett tid – enten det er utbetaling av lønn til ansatte, at kunder blir fakturert eller at leverandører blir betalt.

Et lite byrå vil naturligvis ha høyere sårbarhet ved ferie, sykdom og annet fravær enn et større regnskapsbyrå, som i utgangspunktet vil kunne ha flere ressurser tilgjengelig ved uforutsette hendelser. I tillegg vil en høyere andel autoriserte regnskapsførere enklere kunne holde seg oppdatert på et komplekst regelverk som stadig endres.

Større regnskapsbyrå vil ofte kunne levere på flere fag- og tjenesteområder, noe som i praksis kan være enklere å forholde seg til for deg som kunde. Eksempler på slike tjenester er årsoppgjør, verdivurderinger og etablering eller avvikling av selskap.

Regnskapsbyrået bør være stort og solid nok til at det ikke påfører deg som kunde noen betydelig risiko i forhold til daglig drift. Om ditt selskap har vekstambisjoner, bør du også velge en regnskapsfører dere kan vokse sammen med. Valg av regnskapsfører bør derfor ikke ta utgangspunkt i dagens situasjon, men i selskapets ambisjonsnivå for de neste tre til fem årene.

 

 

3. Prismodell

“Lav timepris trenger ikke nødvendigvis være ensbetydende med et lavt årlig honorar til regnskapsfører. ”

Regnskapsbyråer har tradisjonelt sett priset sine tjenester ut fra et timehonorar, og faktisk medgått tid som kreves for å utføre de oppgaver som er avtalt. Mindre byråer har operert med lavere timesats enn de større regnskapsbyråene, og spennet i timepris varierer fra kr 500,- til kr 1.400,- pr time.

Tendensen de siste årene er fremveksten av stykkbasert, eller transaksjonsbasert, prising. Bakgrunnen for dette er økt digitalisering,og spesielt innføringen av EHF-faktura. Dette innebærer at regnskapsbyråene nå benytter følgende prismodeller:

 

• Timehonorar (faktisk medgått tid)
• Stykk- eller transaksjonsprising
• En kombinasjon av disse to modellene

 

Lav timepris trenger ikke nødvendigvis være ensbetydende med et lavt årlig honorar til regnskapsfører. Graden av automatisering (som for eksempel ved bruk av EHF eller selvbetjening på rapporter), hvordan prosesser for registrering av ulike typer bilag tilrettelegges og i hvilken utstrekning regnskapsfører har effektive systemer er elementer som påvirker faktisk forbrukt tid, og dermed det totale honoraret.

Stykk- eller transaksjonsprising tar som oftest utgangspunkt i utgående og inngående bilagsmengde, samt antall lønnsoppgaver, og gir god forutsigbarhet med hensyn til kostnader. En slik modell har klare forutsetninger for stykkprisen, og disse er det viktig å sette seg godt inn i.

I tillegg må du være oppmerksom på at tjenester som typisk varierer i omfang, slik som bistand rundt budsjettering, likviditetsrapportering og årsoppgjør, ofte vil ligge utenfor denne prismodellen, og dermed prises etter faktisk medgåtte timer.

I en prismodell basert på løpende time- honorar vil regnskapsfører ikke ha noe insentiv for å effektivisere tidsforbruket. Den laveste timeprisen trenger med andre ord ikke nødvendigvis å resultere i den laveste sluttsummen dersom det benyttes mange tidskrevende, manuelle prosesser.

 

 

4. Regnskapsfaglig rådgivning

“Et slikt byrå kan levere både de tjenestene du trenger i dag, og den økonomi- og regnskapsfaglige støtten og rådgivningen din organisasjon behøver i fremtiden.”

Alle regnskapsbyråer tilbyr primærtjenester innenfor regnskap, lønn og årsoppgjør. Ved valg av samarbeidspartner for regnskap kan det imidlertid være fornuftig å velge et byrå som din bedrift kan vokse sammen med. Dette sikrer du ved å velge et byrå som kan tilby et bredere tjenestespekter enn det tradisjonelle byråer gjør, og som har denne kompetansen internt.

Et slikt byrå kan levere både de tjenestene du trenger i dag, og den økonomi- og regnskapsfaglige støtten og rådgivningen din organisasjon behøver i fremtiden.

Din foretrukne regnskapsfører imøtekommer sine kunders forventninger om forenklinger i hverdagen gjennom kontinuerlig regnskapsførsel, mulighet for selvbetjening og løpende drift . Dette gjør at du kan være trygg på at selskapets viktige økonomiske funksjoner blir ivaretatt til enhver tid.

Å tilby et bredere tjenestespekter innebærer hovedsaklig å yte tjenester som tradisjonelt har blitt utført av revisorer og advokater, samt å i større grad også til- by rådgivning til kundene. Din foretrukne regnskapsfører er en offensiv sparringspartner som har erfaring med å forstå kundebehov, møte forventninger og skape verdier, slik at dere blir lønnsomme sammen.

 

5. Bransjekunnskap

“God kunnskap om bransjespesifikke lover og regler er meget viktig, da disse representerer både rammer og muligheter.”

De fleste av oss har opplevd å møte en selger som ikke vet nok om de varene og tjenestene de tilbyr. For å kunne gi best mulig service er det avgjørende å ha gode kunnskaper om egne produkter og tjenester, så vel som bransjen og kunders behov.

Det er viktig at din regnskapsfører har kunnskap om de ulike problemstillingene, risikofaktorene og utfordringene du møter i din bransje. Noen av disse er knyttet til bransjespesifikke særregler, samt etiske retningslinjer, mens andre handler om det å sette riktige mål for omsetning og resultater. For å vite hva som skaper økt salg og bedre lønnsomhet kreves kunnskap om hva du som kunde etterspør, og hvordan risikoen kan reduseres i din virksomhet.

Hva som skaper verdi for deg som kunde skal være førende i tjenestene regnskapsføreren tilbyr deg. Bransje- og kundeforståelse står derfor helt sentralt. Du bør velge en regnskapsfører som kartlegger og vurderer bedriftens lønnsomhet opp mot de forventninger, mål og ønsker du har.

Disse målene kan ofte være uttrykt i sentrale nøkkeltall for bedriftens vekst og lønnsomhet. I noen tilfeller kan foreliggende bransjenormer gi uttrykk for de målene bedriften bør strekke seg mot, og rapportering av relevante nøkkeltall bør inngå i leveransen fra regnskapsbyrået.

For enkelte er det mer relevant å sammenligne bedriften med aktuelle konkurrenter (benchmarking) som utgangspunkt for å vurdere, diskutere og iverksette eventuelle forbedringstiltak. Her kan din regnskapsfører foreta konkurrentanalyser som kan gi virksomheten verdifull beslutningsinformasjon.

God kunnskap om bransjespesifikke lover og regler er meget viktig, da disse representerer både rammer og muligheter. Sørg for at regnskapsføreren du evaluerer er opptatte av å holde seg godt orientert om relevante bestemmelser, da de i enkelte tilfeller faktisk kan representere skillet mellom suksess og fiasko.

 

 

6. Regnskapssystem og teknologi

Det kan derfor være lurt å alliere seg med en samarbeidspartner som innehar kompetanse og erfaring i bruk av ulik programvare, slik at valgt løsning blir mest mulig optimal for deg som kunde.

Gjennom Bokføringsloven og God regnskapsføringsskikk (GRFS) følger ufravikelige krav til leveranse av regnskapstjenester. Dette krever også at regnskapsbyrået benytter en eller flere seriøse tilbydere av regnskapsprogramvare som plattform for sine tjenester.

Foruten god kvalitet, kan det være store gevinster å hente ved riktig bruk av teknologi. Kostnadsreduksjoner i form av at et manuelt arbeid automatiseres er kanskje viktigst, men også at det kan tilrettelegges for selvbetjening samt bedre tilgjengelighet til egne økonomiske nøkkeltall har stor verdi.

Fremveksten av skybaserte økonomiløsninger, økt tilrettelegging for digital samhandling med det offentlige
og standardiserte formater (EHF) er alle faktorer som medfører at regnskapssystem og teknologi bør vektlegges og evalueres i sammenheng med valg av regnskapsbyrå.

Det er stor variasjon mellom ulike regnskapsbyråer når det gjelder hvilke systemløsninger som benyttes (og derigjennom foretrekkes) og kompetanse innenfor området. Mange virksomheter vil ha klare fordeler av å benytte skybaserte regnskapsløsninger da disse ofte har en lav startkostnad og forutsigbar månedlig pris. I tillegg er drift og oppdatering til nye versjoner inkludert i prisen og ivaretatt av en profesjonell aktør.

Det kan imidlertid være vanskelig å sammenligne en del løsninger mot hverandre da det opereres med ulike tilnærminger til prising av systembruken. Eksempler er ulike moduler innenfor prosjektregnskap, timeføring, reise og lønn samt at tran- saksjonspriser for inngående og utgående bilag varierer for EHF og manuelle bilag.

Det kan derfor være lurt å alliere seg med en samarbeidspartner som innehar kom- petanse og erfaring i bruk av ulik program- vare, slik at valgt løsning blir mest mulig optimal for deg som kunde.

 

 

7. Kundeservice og referanser

“Regnskapsbyrået bør også kunne vise til et utvalg av referanser, aller helst for din bransje, størrelse og omfang, dersom dette finnes.”

I valg av samarbeidspartner innenfor forretningskritiske områder er Tillit, Tro- verdighet og Tilgjengelighet tre kritiske faktorer.

Din regnskapsfører kan levere rapporteringen til rett tid og med rette tall, men regnskapsbyrået må også være tilgjengelig for deg når du behøver raske svar på en problemstilling som krever rask avklaring.

Regnskapsfaget er også stadig under endring, og det er viktig at leverandøren ser potensialet for stadige forbedringer – og alltid lytter til kundenes behov ettersom endringer i teknologi og trender stadig går raskere.

Be gjerne regnskapsbyrået fortelle om sine serviceavtaler, hva er forventet svartid for henvendelser fra kundene? Gjennomfører de noen undersøkelser av kundetilfredshet? Regnskapsbyrået bør også kunne vise til et utvalg av referanser, aller helst for din bransje, størrelse og omfang, dersom dette finnes.

Enkelte ganger kan det være et mål å bli en vesentlig kunde hos partneren, slik at man er sikret en prioritering fremfor andre kunder. Det er dog alltid en fare for å bli så krevende at leverandøren ikke er i stand til å håndtere kravene fra deg som kunde. Et byrå som håndterer ulike bransjer og kunder av ulike størrelser kan derfor være en løsning for mange.

 

8. Arbeidsfordeling og samhandling

“Din regnskapsfører bør i forbindelse med oppstarten være oppriktig interessert i ditt selskap, dine ansatte og deres rutiner, slik at dere sammen kan finne den rette arbeidsformen.”

Regnskapsbyrået må kunne hjelpe kunden med å finne en optimal samhandling mellom kunde og regnskapsfører. Det som passer for ett selskap passer ikke nødvendigvis for et annet. Noen organisasjoner ønsker at regnskapsfører skal håndtere alt av regnskapsarbeid, mens andre ønsker å supplere med egne ansatte – eller at regnskapsfører kun skal ha en controller-funksjon.

Regnskapsbyrået bør derfor være fleksibelt med hensyn til arbeidsdeling. Din regnskapsfører bør i forbindelse med oppstarten være oppriktig interessert i ditt selskap, dine ansatte og deres rutiner, slik at dere sammen kan finne den rette arbeidsformen.

Gjennom ulike systemløsninger kan det også tilrettelegges for effektiv digital samhandling mellom regnskapsfører og kunde. Dette kan være attestasjon av bilag, registrering av reiseregninger og/eller rapportering. Hvordan regnskapsbyrået tilrettelegger for ulike systemtilganger og priser i denne sammenhengen bør avklares før du velger regnskapsbyrå.

 

9. Behovskartlegging

“En slik gjennomgang vil kartlegge organisasjonens behov, og du vil få relevante innspill til forretningsdriften”

Din foretrukne regnskapspartner vil bistå deg i å gjennomgå interne økonomirutiner for å sikre den smarteste og mest tidseffektive måten å jobbe på. En slik gjennomgang vil kartlegge organisasjonens behov, og du vil få relevante innspill til forretningsdriften. Regnskapsbyrået er dessuten pålagt å foreta en årlig gjennomgang av kundenes interne rutiner innenfor GRFS – en lovstandard som har til formål å sikre at regnskapstjenester utføres med høy kvalitet.

 

10. Geografi og kjemi

“Verdien av personlig relasjon, og at man har mulighet for å møtes fysisk, skal likevel ikke undervurderes i et viktig samarbeid.”

Mange vektlegger at regnskapsbyrået er fysisk lokalisert i nærheten av egen organisasjon. Dette trenger ikke å være viktig i praksis, men tendensen er at regnskapsførere håndterer sitt lokale markedet i større utstrekning enn hva som er vanlig i en rekke andre bransjer.

Samtidig er det en trend at stadig mer arbeid og samhandling utføres med digitale løsninger, og et samarbeid bør derfor kunne fungere godt til tross for at regnskapsbyrået og kunden har ulike tilholdssteder.

Sett fra et rasjonelt ståsted kan det argumenteres for at kriterier som kvalitet, service, pris, og system er viktigere enn geografisk nærhet til regnskapsbyrået. Verdien av personlig relasjon, og at man har mulighet for å møtes fysisk, skal likevel ikke undervurderes i et viktig samarbeid. God kjemi er som regel en forutsetning både for å gi og ta imot god rådgiving.

Dette dreier seg tross alt om et samarbeid som har til hensikt å øke inntjeningen og kutte kostnadene dine – og det er kanskje det viktigste verdibidraget et regnskapsbyrå kan tilføre.

 

Om Tandem

Tandem er et kompetansehus og tjenesteleverandør innenfor regnskap, lønn og økonomisk rådgivning. Gjennom konkurransekraftig teknologi, effektiv samhandling og lønnsomme råd skal Tandems kunder oppnå bedre lønnsomhet.  

Vi er 30 medarbeidere på Høvik i Bærum som betjener kunder fra både inn- og utland. Vi er store nok til å levere spisskompetanse, og små nok til å tilby personlig kundeservice.

Har du spørsmål rundt hvordan vi kan bistå deg med regnskapet? Vi er tilgjengelig på telefon (67 11 58 00), epost (post@tandem.as). Du kan også nå oss gjennom live chat på vår nettside fra klokken 08-16 fra mandag til fredag.