Hvorfor mener vi at et skybasert regnskapssystem kan gi deg et konkurransefortrinn?
I denne artikkelen tar vi for oss tre grunner til at et skybasert regnskapssystem kan gi deg et konkurransefortrinn.
- Effektive arbeidsprosesser
- Bedre samhandling
- Bedre beslutningsgrunnlag
Men først, hva er egentlig et skybasert regnskapssystem?
Hva er et skybasert regnskapssystem?
Den største forskjellen mellom tradisjonelle regnskapssystem og skybasert regnskapssystem, er at de skybaserte systemene skaper en helt ny samhandlingsplattform. Gjennom de skybaserte regnskapssystemene har du og din regnskapsfører tilgang til nøyaktig samme data til enhver tid.
Ved å logge deg direkte inn i regnskapssystemet via nettleseren din, har du tilgang til regnskapstall og bilagene knyttet direkte til tallene. Du kan når som helst gå tilbake å se på fakturaer om det skulle dukke opp spørsmål. Det eneste du trenger å gjøre er å logge deg inn ved hjelp av brukernavn og passord, uansett om dette er på mobil, pc eller nettbrett.
Effektive arbeidsprosesser
I prinsippet har du mulighet til å gå over til et skybasert regnskapssystem uten å endre hvordan arbeidsflyt og arbeidsprosesser blir utført. Det er i utgangspunktet ikke noe i veien med å bruke de nye regnskapssystemene akkurat som de tradisjonelle. Forskjellen er at de nye systemene gir flere muligheter til effektiv og god samhandling tilpasset akkurat ditt behov.
For noen kan en effektiv og god attesteringsprosess knyttes til å redusere antall steg. I et skybasert regnskapssystem er det mulighet for å godkjenne en inngående faktura en gang, og den vil deretter gå rett til bank. Du har dermed både godkjent fakturaen og sendt den til bank med et klikk.
I andre tilfeller vil en god og effektiv attesteringsprosess knyttes til muligheten til å sende fakturaer til en eller flere spesifikke personer. Dette reduserer bruk av godkjenning via e-post, og regnskapssystemet logger samtidig hvem som har attestert fakturaen.
Andre prosesser som er vesentlig mer effektive i de nye systemene, er utfakturering til kunder. Tidligere var det ofte nødvendig å sende et fakturagrunnlag til din regnskapsfører og deretter avvente svar på om du hadde fått med deg den informasjon som var nødvendig. I et skybasert system har du nå mulighet til å opprette og sende ut fakturaer selv. Dette gjør at du kan fakturere løpende og få innbetalingene tilsvarende raskere, samtidig som du sparer tid på dialoger frem og tilbake med din regnskapsfører.
Samhandling
I de skybaserte regnskapssystemene er det mulig å tilpasse arbeidsfordeling mellom deg og din regnskapsfører. Om du ønsker å ta større del i eksempelvis konteringen av bilag, så kan du og din regnskapsfører avtale at du lager et forslag til kontering og hvilken momskode som skal brukes. På denne måten blir din regnskapsfører mer som en kontrollør for ditt regnskap.
Når regnskapstallene oppdateres kontinuerlig, er det enklere for oss å utøve rollen som en økonomisk rådgiver. På denne måten kan vi sammen med deg skape gode faglige diskusjoner rundt den økonomiske situasjonen for ditt selskap, og deretter rette fokus på hvilke forbedringer som kan gjøres fremover for å oppnå bedriftens målsetninger.
Ved hjelp av det som kalles rollestyring i systemet, har du mulighet til å gi dine ansatte tilgang til de deler av regnskapssystemet som du mener er hensiktsmessig. Har du eksempelvis flere avdelingsledere eller prosjektledere, kan ledere få tilgang til de økonomiske tallene som er relevant for den spesifikke rollen. Det mest vanlige er at du gir ansatte tilgang til timeregistrering og mulighet til å levere reiseregninger. På denne måten kan ansatte involveres i systemløsningen ved å både motta og levere fra seg informasjon i sanntid.
I skybaserte regnskapssystem er der også flere muligheter for å knytte ulike systemer sammen ved behov. På denne måten er regnskapet og sidesystemene oppdatert til enhver tid, uten manuelle prosesser. Ved hjelp av API (application programming interface), kan blant annet kassasystemer, CRM-systemer og varelagersystemer knyttes opp mot regnskapssystemet.
Bedre beslutningsgrunnlag
Ved å flytte regnskapet opp i skyen, kan du ta beslutninger basert på hvordan økonomien er akkurat nå. Tenk om dine konkurrenter baserer beslutningene på en kvartalsrapport, med andre ord gammel historikk? Dette gjør at du ved et skybasert regnskapssystem har mulighet til å ligge flere måneder foran dine konkurrenter, samtidig som at du tar beslutninger basert på rykende fersk informasjon.
Om det viser seg at du i en periode har høyere kostnader knyttet til en spesifikk hovedbrukskonto, har du mulighet til å bruke «drilldown» funksjonen til å se helt ned på bilagsnivå. På denne måten får du enkelt kontroll på hva kostnaden er knyttet til, og kan med dette sette i gang tiltak om det er en uheldig utvikling som ikke samsvarer med leveransen.
Selv om de nye skybaserte løsningene har mange ulike rapporter, kan det i noen tilfeller være behov for å ta ut datafangsten til et mer avansert analyseformål. Om du har egne modeller er det mulig å hente ut regnskapstall til Excel for videre bearbeiding, eller du kan knytte et spesialtilpasset analyseverktøy direkte til det skybaserte systemet.
Resultatet av effektive arbeidsprosesser, god samhandling og oppdatert regnskapstall er at du kan konsentrere deg om å ta gode beslutninger ved bruk av faktabasert informasjon. På denne måten har du nå mulighet til å ligge et skritt foran konkurrentene!
Tandem hjelper deg!
I Tandem arbeider vi i dag i tre forskjellige skybaserte regnskapssystemer:
Vi fungerer som en nøytral rådgiver som vil hjelpe deg med å velge den rette løsningen for deg. Den riktige løsningen vil variere avhengig av hvilke behov du og din bedrift har. Vi kartlegger dine ønsker og behov sammen med deg, for deretter å kunne veilede deg i valg av system. Vi kan også bidra med å lære opp ansatte i bruk av systemet, dersom du ønsker det.
Tandem lever etter slagordet «Lønnsomme sammen», og vår førsteprioritet er derfor å identifisere og anbefale det systemet som vil være mest lønnsomt for deg og ditt selskap. Vi i Tandem har gjennom 150 reiser til skyen opparbeidet bred erfaring for en rask og trygg reise!
